Als je veel vergaderingen voor je werk boekt, maar geen planningstool hebt, heb je waarschijnlijk al een aantal van de onvermijdelijke wegversperringen bereikt.
We weten hoe het gaat. De eindeloze e-mailketens, het controleren van agenda's en de groepscoördinatie kunnen na een tijdje frustrerend worden. Vooral als je deals probeert te sluiten en... planningsfrictie kost u echte verkoopkansen.
Zelfs als de planning soepel lijkt te verlopen, raken mensen gemakkelijk de draad kwijt bij informele afspraken via e-mail. Dit leidt tot last-minute annuleringen, het verzetten van afspraken en no-shows.
Gelukkig zijn er de afgelopen tien jaar krachtige online planningstools ontstaan. Ze doen allemaal hun best om het (al te menselijke) probleem van het ontmoeten van mensen op een specifieke plaats en tijd op te lossen. Onder deze apps vind je tools voor het plannen van afspraken die naadloos integreren met populaire videoconferentieplatforms zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams.
Deze tools vergemakkelijken niet alleen het plannen van vergaderingen, maar automatiseren ook het genereren van vergaderlinks en meldingen, waardoor de productiviteit wordt verbeterd en planningsfouten worden verminderd voor zowel klantinteracties als teamsamenwerkingen.
In de kern zijn apps voor online planning bedoeld om bezoekers te helpen een beschikbaar tijdvak te kiezen en geautomatiseerde herinneringen te ontvangen. E-mailmeldingen en agenda-afspraken worden ook naar de host van de vergadering verzonden. Dit helpt u ervoor te zorgen dat iedereen Bovendien helpt het automatiseren van herinneringen om het aantal no-shows op afspraken te verminderen door synchronisatie met agenda's en het versturen van meldingen, wat de algehele efficiëntie en workflowmanagement verbetert.
Interesse in het vinden van de juiste online planningstool voor jou? Lees verder om meer te weten te komen over enkele van de beste opties en hoe u deze kunt gebruiken voor uw eigen succes.
Introductie tot online planningstools
Online planningstools hebben de manier waarop we vergaderingen, afspraken en evenementen plannen radicaal veranderd. Deze tools hebben het beheren van meerdere locaties, vergadertypen en planningskoppelingen eenvoudiger gemaakt. tijd besparen en de kans op dubbele boekingen verkleinen.
Met de opkomst van werken op afstand zijn online planningstools een essentieel onderdeel geworden van projectmanagementsoftware, waardoor teamleden vergaderingen boeken en naadloos samenwerken. In dit hoofdstuk onderzoeken we de voordelen van online planningstools en hoe ze het planningsproces kunnen stroomlijnen.
De tijd van eindeloze e-mailconversaties en het controleren van agenda's is voorbij. Online planningstools vereenvoudigen het hele proces door een centraal platform te bieden waar je je beschikbaarheid kunt beheren, links naar je planning kunt versturen en automatische herinneringen kunt ontvangen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat iedereen op één lijn zit, waardoor de kans op gemiste vergaderingen of dubbele boekingen afneemt.
Of u nu een team aanstuurt dat verspreid is over meerdere locaties of coördineert met klanten in verschillende tijdzones, online planningstools maken het gemakkelijk om een vergadertijd te vinden die voor iedereen geschikt is. Door te integreren met uw bestaande projectmanagementsoftware, helpen deze tools u om al uw geplande vergaderingen op één plek bij te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om georganiseerd en gefocust te blijven.
Wat zijn de beste planningstools voor het hosten van zakelijke bijeenkomsten?
Om de beste planningstool voor uw bedrijf te vinden, is het waarschijnlijk het beste om te beginnen met het vaststellen van verwachtingen over wat de app zal bieden. In plaats van u te vervelen met een lijst met functies, laten we eens kijken naar de ervaring die u zult hebben bij het aanmelden voor een eigen account op een planningsapp. Zo kunt u uzelf visualiseren en u voorbereiden op de echte klus.
Bij het selecteren van de beste meetingplanner kunt u het beste tools overwegen die het proces van het plannen van vergaderingen stroomlijnen, geautomatiseerde planning bieden, integreren met agenda's en boekingspagina's aanmaken. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke functies waar u op moet letten bij het zoeken naar tools voor het plannen van afspraken.
Waar moet je op letten bij een vergaderplanner?
Wanneer u zich aanmeldt, configureert u eerst de beschikbaarheid voor vergaderingen. Alle grote planningsapps bieden de mogelijkheid om links genereren naar een speciale planningspagina. U kunt deze gebruiken om uw beschikbaarheid te delen met toekomstige deelnemers. Ze kiezen uit een reeks potentiële vergadertijden en na het indienen van hun verzoek ontvangen beide partijen een e-mailmelding.
De meeste planningstools integreren met een e-mailagendaservice zoals Google of Office 365. Dit betekent dat nieuw geplande vergaderingen een unieke agenda-afspraak genereren. Een geïntegreerde agenda voorkomt ook dat hosts dubbel geboekt worden.
Met meetingplanners kunnen gebruikers vaak eenvoudig boekingspagina's maken voor klanten en collega's om afspraken te plannen. Ze genereren meestal automatisch links voor videoconferenties.
Zonder drukke tijden toont de planningspagina automatisch alleen de daadwerkelijk beschikbare tijdslots. Bovendien bieden veel tools een bufferfunctie om een pauze tussen afspraken te creëren, waardoor achtereenvolgende boekingen worden voorkomen en er tijd overblijft voor voorbereiding of reizen.
Integratie met webconferenties is een andere veelvoorkomende functie die u zult tegenkomen. Door uw Zoom-account (of provider naar keuze) te koppelen, krijgt elke geplande vergadering een unieke, toegewezen ruimte-ID. Sommige planningstools integreren zelfs met CRM en marketing software, waardoor bedrijven boekingsgegevens naar de juiste omgevingen kunnen sturen. Veel top evenementenmarketingbureaus Gebruik dergelijke planningstools om afspraken met klanten en de logistiek van evenementen efficiënt te beheren.
Een functie voor taakplanning is een levensredder die meerdere teams en afdelingen in harmonie kan brengen. Een workflowautomatiseringssoftware zoals Cstroom kan effectief worden gebruikt om taken te plannen en te prioriteren, wat de productiviteit verhoogt. Ook software zoals Emitrr, met Planning op basis van AI, bepaalt in stilte hoe de toekomst van boekingen en klantinteracties eruitziet.
7 beste vergaderplanners
Dit zijn enkele kernpunten waar u op moet letten bij het beslissen welke planningstool u gaat gebruiken. Uiteindelijk moet u de app vinden die aan uw behoeften voldoet en gemakkelijk te gebruiken is.
In een poging om het selectieproces eenvoudiger te maken, hebben we deze lijst met de 7 beste online planningstools opgeschreven, inclusief een gedetailleerde beoordeling van elk.
Afspraak voor het plannen van een-op-een of groepsbijeenkomsten, online of persoonlijk
Meer instellen voor een bedrijfsoplossing die schaalbaar is voor grote teams
scherpheid vanwege zijn functieset en eigenzinnige gevoel voor humor
Calendly voor de hulpmiddelen voor teamsamenwerking en de ingebouwde kalendersjablonen
Doodle voor een unieke polling-functie die andere planningstools niet hebben
Google Calendar vanwege de kalenderweergave en de functies voor uitnodigingen voor evenementen die verbinding maken met hun e-mailservices
Hubspot-vergaderingen voor een naadloze planningservaring op uw website die leads verzamelt op de Hubspot CRM.
Appointlet - Beste gratis online planningstool
Afspraak is een gebruiksvriendelijke tool voor het plannen van vergaderingen die al meer dan tien jaar op de markt is en wordt geleverd met een uitgebreide functieset.
Bedrijven gebruiken Appointlet om verbeter de planningservaring voor hun leidt en bestaande klanten. De app helpt vergaderhosts ook hun capaciteit te schalen zonder tijd te verspillen aan heen-en-weer coördinatie.
In tegenstelling tot andere planningstools die zich richten op de behoeften van één specifieke niche, biedt Appointlet een hoge mate van flexibiliteit, zodat u vrijwel elk vergaderscenario kunt accommoderen. U hoeft alleen maar uw vergadertypes in te stellen en er wordt automatisch een speciale planningspagina gegenereerd.
Met Appointlet kunt u meerdere teams onder één dak beheren, waardoor de transparantie tijdens de overdracht van de klant wordt verbeterd. En als je ooit meerdere deelnemers moet ontmoeten, hoef je alleen maar te creëren groep soorten vergaderingen.
Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot hetzelfde evenement. En als u ooit met meerdere deelnemers moet vergaderen, hoeft u alleen maar groepsvergaderingstypen aan te maken, vergelijkbaar met de functies in Gusto HR-software.
Deelnemers hebben het gemakkelijker met Appointlet. Ze kunnen vergaderingen boeken vanaf hun mobiele apparaat of computer. Als ze zich in een andere tijdzone bevinden, wordt de locatie van de browser automatisch gedetecteerd, zodat de beschikbaarheid correct wordt vertaald. Dit betekent dat het boekingsproces gestroomlijnd blijft, ongeacht waar u zich bevindt of welk apparaat u gebruikt. De beschikbaarheid van mobiele apps zorgt ervoor dat gebruikers onderweg vergaderingen kunnen boeken, wat het gemak en de flexibiliteit vergroot.
De software biedt de mogelijkheid dat meerdere teamleden onder één dak wonen, elk met hun eigen geïntegreerde e-mailagenda en beschikbaarheid. Ze kunnen samen vergaderingen organiseren of in een round robin geplaatst worden om hun beschikbaarheid te delen. Zo wordt er automatisch een beschikbaar lid aan hen toegewezen wanneer prospects een tijdstip kiezen.
Je kunt je boekingspagina integreren op websites en landingspagina's en als bijlage toevoegen aan e-mails. Zodra je via deze pagina een afspraak boekt, wordt deze automatisch toegevoegd aan je agenda.
Appointlet biedt integratie met een aantal tools voor virtuele vergaderingen, waaronder Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting en Join.me. Dit maakt het gemakkelijk om webconferenties en videogesprekken te plannen en te houden, vooral in een werkomgeving op afstandAndere integratieopties zijn onder meer Google Agenda, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal en Zapier.
Prijzen:
Freemium Trial – Volledige toegang tot alle functies gedurende 15 dagen
Basisversie – Gratis
Premium – $9/lid/maand
Setmore - Beste app voor zakelijke planning
Setmore is een andere uitstekende online planningstool die online boekingen, automatische herinneringen, verwerking van betalingen, en meer. De software heeft een desktopversie samen met een Android- en een iOS-app, waardoor het een handige tool is om onderweg afspraken te boeken.
Net als Appointlet kunt u met Setmore ook aangepaste boekingspagina's maken en deze toevoegen aan websites, landingspagina's, sociale media of e-mails. U kunt ook betalingen accepteren via een debit-/creditkaart of online betalingsverwerkers zoals Square of Stripe.
De software verstuurt direct e-mailmeldingen naar de prospects en de afspraken worden direct aan uw agenda toegevoegd. Zodra de meeting is gepland, kunt u automatische herinneringen instellen voor alle deelnemers via e-mail of sms. U kunt de berichten ook aanpassen met informatie over de prospect om de relevantie te vergroten en het aantal no-shows te verminderen.
Het terrein van terugkerende afspraken Met deze functie kunt u bepaalde tijdvakken specificeren voor vaste klanten of VIP's, zodat ze niet steeds weer vergaderingen hoeven te boeken. Hetzelfde kun je doen voor teams en groepen klanten voor webinars of trainingssessies.
Setmore gebruikt API's om te integreren met software van derden, waaronder social media-apps, e-mailmarketingsoftware en CRM's zoals Salesforce. Je kunt ook verbinding maken met de belangrijkste videoconferentie-apps en andere online agenda's zoals Google Agenda en Office 365.
Hoewel het over veel functies beschikt, kan het overweldigend zijn voor mensen die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijke oplossing. Daarom is het de beste keuze voor gebruikers op ondernemingsniveau.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Premium – $9/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Pro - $ 5 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Acuity - Beste planningsoptie voor Squarespace
Acuity is een online planningsassistent die het boeken van afspraken en agendabeheer automatiseert. Het bedrijf werd overgenomen door Squarespace en gepositioneerd als dé tool die website-eigenaren gebruiken wanneer ze een ingebouwde widget voor het plannen van afspraken willen. Met Acuity kunt u de beschikbaarheid van meerdere personen op meerdere locaties beheren.
Net als hun concurrenten maakt u een aangepaste planningspagina aan en deelt u deze met klanten, zodat zij uw realtime beschikbaarheid kunnen bekijken. Wanneer zij informatie delen via uw intakeformulier, worden die gegevens automatisch opgeslagen in uw administratie. Dit maakt geavanceerde analyses mogelijk die bruikbare inzichten opleveren in de projectprestaties en het resourcegebruik.
De software past afspraken automatisch aan op basis van verschillende tijdzones, zodat klanten gemakkelijk kunnen annuleren en verzetten. Er worden automatische herinneringen voor deze afspraken verzonden om klanten op de hoogte te houden van de afspraak. Al deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met uw agenda en u wordt direct op de hoogte gebracht van nieuwe boekingen.
De software integreert ook met andere agenda-apps van derden. Enkele hiervan zijn Google Agenda, iCloud, Outlook.com, Exchange en Office 365. U kunt het verbinden met Zoom, Google Meet en GoToMeeting voor virtuele vergaderingen en voor facturering en boekhouding, Mag u integreren met QuickBooks of FreshBooks om rapporten voor financiële tracking te maken.
Ook accepteer online betalingen via Acuity, omdat het integreert met meerdere betalingsaanbieders en gateways zoals Stripe, PayPal, Square, enz. Naast het gebruik van dergelijke efficiënte tools voor bedrijfsbeheer, kunt u een e-mail met betalingsverzoek aan klanten.
Het is ook belangrijk om de prestaties van je apparaten te behouden. Voor Mac-gebruikers kan het verkennen van de beste gratis Mac-cleaners een echte doorbraak betekenen. toepassingen helpen de prestaties van uw Mac te optimaliseren, zodat software als Acuity soepel en efficiënt werkt.
Prijzen:
Gratis proefperiode – 7 dagen
Opkomend - $ 14 / maand jaarlijks gefactureerd
Groeiend – $ 23/maand jaarlijks gefactureerd
Krachtpatser- $45/maand jaarlijks gefactureerd
Enterprise - Aangepaste prijzen
Calendly – Populaire lichtgewicht planningstool
Calendly is een alles-in-één tool voor het professioneel en efficiënt plannen van vergaderingen. Deze tool is wereldwijd bekend vanwege de uitgebreide lijst met functies.
Net als concurrenten kunt u met Calendly eenvoudig vergaderingen aanmaken en de uitnodigingslink delen met andere deelnemers. U kunt alle details van het evenement toevoegen, zoals het doel, de locatie en de deelnemers, en de genodigden hun gewenste vergadertijd laten kiezen. Zodra een tijdslot is bevestigd, wordt het evenement automatisch aan uw agenda toegevoegd. Calendly kan ook automatisch agenda-evenementen aanmaken, wat het planningsproces stroomlijnt.
De software zorgt voor eventuele herinneringen, follow-ups of het verplaatsen van afspraken en houdt je op de hoogte van je agenda. Je kunt aangepaste herinneringen instellen voor deelnemers aan een vergadering, wat de organisatie en efficiëntie verbetert. Dit helpt ook om het aantal annuleringen en het aantal no-shows te verminderen, omdat het verplaatsen van afspraken supergemakkelijk is en alle deelnemers dit op hun eigen voorwaarden kunnen doen.
Met Calendly kun je beginnen met het maken van teamvergaderingen met behulp van sjablonen. Met deze templates kunnen snel en met een hoge mate van uniformiteit en controle gestandaardiseerde meetings worden gecreëerd.
Je kunt klantrelaties onderhouden door interacties met hen te beheren via Calendly. Integreer het met al je favoriete tools, zoals MailerLite of Mailchimp, om de relaties met klanten te verbeteren en alles vanuit één plek te beheren.
De robuuste functionaliteit van Calendly maakt het mogelijk iets minder gebruiksvriendelijk dan sommige concurrenten. Het is ook wat duurder, vooral als je met meer dan één teamlid wilt werken.
Prijzen:
Gratis proefperiode – Gratis toegang tot het Professional Plan gedurende 14 dagen
Basisversie – Gratis
Standaard – $ 12/maand/gebruiker, maandelijks gefactureerd
Teams – $ 20/maand/gebruiker, maandelijks gefactureerd
Enterprise – Vanaf $ 15
Doodle - Beste planningstool om op een bepaald moment te stemmen
Doodle is een online plannings- en productiviteitsapp waarmee u snel en efficiënt afspraken kunt boeken. U kunt uw agenda met meerdere partijen maken en delen en hen met slechts een paar klikken een tijdstip laten boeken. De tool werkt voor beide even goed grote en kleine bedrijven.
Wat Doodle uniek maakt, is de mogelijkheid om polls te creëren. Deze functie helpt deelnemers om met elkaar af te stemmen en zo het beste tijdstip te vinden om elkaar te ontmoeten. Gebruikers stemmen op hun voorkeurstijden en kunnen andere tijdslots als 'vrij' selecteren indien nodig. Doodle beheert de logica aan de achterkant en probeert het best mogelijke tijdstip voor iedereen te selecteren. Daarnaast
Met de takenlijstfunctie van Doodle kunnen gebruikers taken dynamisch opsplitsen, prioriteren en plannen, waardoor het projectbeheer efficiënter wordt.
Met Doodle kun je één boekingspagina maken die volledig op maat is gemaakt. Deze boekingspagina kan worden gedeeld met iedereen die een tijd bij u wil boeken, en dat kan binnen enkele minuten.
Zodra ze een tijdstip hebben gekozen en een afspraak in de agenda is geblokkeerd, kun je automatische herinneringen instellen voor alle betrokkenen. Dit vermindert het aantal no-shows aanzienlijk en zorgt ervoor dat je je kostbare tijd optimaal kunt benutten. Je kunt de tijdsloten waarin je beschikbaar bent specificeren, en alleen die delen zijn zichtbaar voor de betrokkenen die de afspraken boeken. De rest van de agenda kun je privé houden.
De software maakt verbinding met bijna alle bekende online agenda-apps en synchroniseert gegevens tussen hen. Hierdoor worden alle beschikbare tijdslots gedetecteerd, ongeacht de agenda van de andere partij. Er is geen gedoe met tijdzones, want de app herkent automatisch de tijdzone van de gast en past alles daarop aan. Doodle blinkt ook uit in taakbeheer en helpt gebruikers bij het efficiënt organiseren en beheren van afspraken binnen hun projectmanagementworkflows.
Prijzen:
Gratis proefperiode - Gratis toegang tot premiumfuncties gedurende 14 dagen. Geen kredietkaart nodig.
Basisversie – Gratis
Pro - $ 6.95 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Team – $ 8.95/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Enterprise - Aangepaste prijzen
SavvyCal
SavvyCal is een multifunctionele planningsapp die is ontworpen om prioriteit te geven aan eenvoudige samenwerking en het vinden van optimale tijden om te vergaderen. Hoewel het gratis abonnement beperkt is tot vergaderenquêtes, kunnen gebruikers die bereid zijn $ 12 per maand te betalen ook profiteren van individuele en teamplanningslinks, met de mogelijkheid om een onbeperkt aantal boekingspagina's aan te maken.
Om aan de slag te gaan, meldt u zich aan voor SavvyCal en laat de installatiewizard u begeleiden bij het verbinden van uw favoriete agenda's en apps voor videoconferenties. Vanaf daar heb je een zeer intuïtief en minimalistisch dashboard waar je snel toegang hebt tot je planningslinks en peilingen voor vergaderingen, je standaardbeschikbaarheid voor alle soorten vergaderingen kunt aanpassen en je aankomende evenementen kunt zien.
Als je ooit Doodle hebt gebruikt om een poll te maken, zul je je meteen thuis voelen bij de pollfunctionaliteit van SavvyCal. Maak eenvoudig een nieuwe poll voor een vergadering, geef deze een naam, voeg relevante informatie toe en stel een paar tijdslots voor uit je agenda. Stuur vervolgens de link naar alle deelnemers en nodig ze uit om te stemmen op vergadertijden die voor hen geschikt zijn, terwijl de tool automatisch rekening houdt met de focustijd van gebruikers om de planning te optimaliseren.
Een ding dat ik op prijs stelde aan SavvyCal in vergelijking met veel andere enquête-apps voor vergaderingen, is dat het de mogelijkheid biedt voor genodigden om automatisch hun agenda's op de enquêtepagina te plaatsen, waardoor ze snel kunnen kiezen uit beschikbare slots zonder zich zorgen te hoeven maken over dubbele boekingen. Nooit meer heen en weer schakelen tussen de peiling en uw persoonlijke agenda.
En als je een betaald abonnement hebt, heb je ook toegang tot de planningslinks van SavvyCal, die deze polling-app veranderen in een minimalistische mix van Calendly en DoodleU kunt eenvoudig verschillende planningskoppelingen maken met aangepaste vergaderlengtes en -locaties. U kunt zelfs unieke beschikbaarheidsuren instellen voor elk type vergadering als u dat wilt.
Deze planningslinks kunnen voor meerdere doeleinden gebruikt worden (als je een doorlopende vergadering hebt) of voor eenmalig gebruik als je een eenmalige vergadering moet plannen. Nadat je een planningslink hebt gemaakt, kun je deze delen met je genodigden en hen een geschikt tijdstip bij je laten boeken.
Google Agenda - Beste agendagerichte planningstool
Google Agenda is misschien wel de krachtigste online agendatool op deze lijst. Dat gezegd hebbende, voldoet het niet aan veel van de criteria die we hebben vastgesteld voor een planningstool. Miljoenen mensen gebruiken het om online vergaderingen te plannen, dus het is het vermelden waard, en we zullen proberen enkele van de grootste verschillen duidelijk te maken.
Met Google Agenda kun je je dagelijkse activiteiten bijhouden in een traditionele agenda. Mensen gebruiken de app om vergaderingen/evenementen te plannen en vrienden, familie of collega's uit te nodigen. De app synchroniseert automatisch met de Google Agenda-accounts van anderen, zodat updates voor één persoon voor iedereen zichtbaar zijn. Bovendien integreert de app naadloos met Google Workspace, wat de samenwerking en het resourcebeheer verbetert.
Vergaderingen plannen met Google Agenda kost slechts een paar klikken. Je kunt deelnemers uitnodigen voor deze vergaderingen en zodra ze bevestigen, wordt het tijdslot in de agenda geblokkeerd. Naast afspraken kun je ook herinneringen instellen voor verschillende feestdagen, verjaardagen, religieuze evenementen, tv-uitzendingen, sportevenementen, enzovoort.
Grappig genoeg voegen ze zelfs een weersvoorspelling toe aan de agenda als externe plug-in, wat je kan helpen bij het plannen van aankomende, fysieke evenementen. Voor virtuele vergaderingen is het essentieel om software voor vergaderplanning te gebruiken die integreert met populaire videoplatforms zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams om het proces te stroomlijnen.
Binnen één Google Agenda-account is er de mogelijkheid om meerdere subagenda's te genereren en deze met je team te delen. Met de machtigingsinstellingen bepaal je wie er namens jou wijzigingen mag aanbrengen of tijdslots mag reserveren. Dit komt vooral voor wanneer een vergaderorganisator moet overleggen met een secretaresse of zijn/haar beschikbaarheid moet delen met het management.
Interessant genoeg integreren alle andere planningstools die in dit artikel worden genoemd met Google Agenda. Dat komt doordat hun planningstool niet erg robuust is en niet schaalbaar is voor teams. Dus als je al vergaderingen plant met Google Agenda, maar het naar een hoger niveau wilt tillen, raden we je aan om een speciale planningsapp te gebruiken.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Google Apps for Business – $5/maand per gebruiker
Hubspot Meetings - Eenvoudige maar effectieve planningsapp
Hubspot Meetings is een tool voor het plannen van vergaderingen die wordt aangeboden aan Hubspot-accounthouders. Het wordt meestal gebruikt in combinatie met een Hubspot-website, vergelijkbaar met de manier waarop Acuity als widget in Squarespace wordt geladen. Dit maakt het boeken van afspraken vanaf uw website snel en probleemloos. Het synchroniseert met Google en Office 365 en andere online agenda's en stelt uw potentiële klanten in staat om vergaderingen met u te boeken in uw vrije tijdslots.
De tool controleert automatisch uw meest actuele beschikbaarheid met de gekoppelde kalender en maakt die tijdsloten beschikbaar voor boeking. U kunt eenvoudig Integreer de boekingskalender op uw website of andere landingspagina's, en de prospects kunnen daar direct afspraken boeken. Als u al contact met hen heeft via e-mail, kunt u ook deel de agenda om onnodige tussenstappen te elimineren.
Met Hubspot Meetings kunt u links naar groepsvergaderingen versturen, zodat prospects afspraken kunnen plannen met meerdere personen binnen uw bedrijf. U kunt ook een round-robin-link instellen waarmee prospects een afspraak kunnen inplannen met de medewerker wiens beschikbaarheid in hun schema past. Deze functie is met name handig voor het beheren van de planning van medewerkers, zodat rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van alle teamleden.
Omdat Hubspot Meetings deel uitmaakt van de complete marketinghub van Hubspot, integreert het perfect met Hubspot CRM om klantgegevens te verzamelen en je database op te bouwen. Daarnaast biedt het integratiemogelijkheden met verschillende vergaderplatforms, waaronder GoTo Meeting, waardoor je flexibel bent in hoe en waar je je virtuele evenementen organiseert.
Als je al Hubspot gebruikt, kun je deze informatie later gebruiken om leads te koesteren en ze te laten converteren. Gebruik verschillende integraties met externe datatools, zoals Hubspot naar BigQuery-integratie, om al je Hubspot-informatie op één plek te bewaren en geavanceerde marketinganalyses uit te voeren.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Hubspot Marketing Hub – vanaf $45/maand, jaarlijks gefactureerd
Belangrijkste kenmerken van online planningstools
Bij het kiezen van een online planningtool zijn er verschillende belangrijke functies om te overwegen. Denk hierbij aan aanpasbare tijdvakken, automatische herinneringen en integratie met agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Exchange. Een goede online planningtool moet ook geavanceerde rapportagefuncties, communicatiefuncties en de mogelijkheid om taken toe te wijzen en boekingspagina's aan te maken, hebben.
Bovendien kunnen functies zoals videoconferentietools, geïntegreerde tijdregistratie en afspraakherinneringen het planningsproces efficiënter maken. Enkele populaire online planningstools zijn Calendly, Doodle en Acuity Scheduling, die een scala aan functies bieden, zoals aangepaste workflows, vooraf gemaakte sjablonen en aanpasbare vergadertypen.
Aanpasbare tijdslots
Met aanpasbare tijdsloten kunt u uw beschikbaarheid naar eigen voorkeur instellen, zodat u alleen vergaderverzoeken ontvangt tijdens de aangegeven uren. Geautomatiseerde herinneringen helpen het aantal no-shows te verminderen door tijdig meldingen naar alle deelnemers te sturen, zodat iedereen op de hoogte blijft en op schema blijft.
en Integraties
Integratie met agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Exchange zorgt ervoor dat je vergaderingen automatisch aan je agenda worden toegevoegd. Zo voorkom je dubbele boekingen en blijft je planning up-to-date. Geavanceerde rapportagefuncties bieden inzicht in je planningspatronen, waardoor je je tijd optimaal kunt benutten en je productiviteit kunt verbeteren.
Communicatie kenmerken
Communicatiefuncties, zoals in-app-berichten en E-mail notificaties, vergemakkelijken een naadloze coördinatie tussen deelnemers aan de vergadering. De mogelijkheid om taken toe te wijzen en boekingspagina's aan te maken, verbetert het planningsproces verder, waardoor u uw afspraken efficiënt kunt beheren.
Videovergaderen
Videoconferentietools die in uw planningssoftware zijn geïntegreerd, stellen u in staat moeiteloos vergaderingen op afstand te houden. Geïntegreerde tijdregistratie helpt u de tijd die aan elke vergadering wordt besteed te monitoren en levert waardevolle gegevens op voor facturering en productiviteitsanalyse. Afspraakherinneringen zorgen ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van aankomende vergaderingen, waardoor de kans op gemiste afspraken afneemt.
Soorten vergaderingen
Er zijn verschillende soorten vergaderingen die kunnen worden gepland met online planningstools, waaronder één-op-één vergaderingen, teamvergaderingen en klantvergaderingen. Elk type vergadering vereist een andere planningsaanpak, en online planningstools kunnen dit proces vergemakkelijken. Zo kan een vergaderplanner worden gebruikt om terugkerende vergaderingen te plannen, terwijl een videoconferentietool kan worden gebruikt om vergaderingen op afstand te faciliteren. Online planningstools kunnen ook worden gebruikt om vergaderingen met meerdere locaties te plannen, waardoor het gemakkelijker wordt om vergaderingen in verschillende tijdzones te beheren.
Een-op-een bijeenkomsten
Eén-op-één gesprekken zijn ideaal voor persoonlijke interacties, zoals functioneringsgesprekken, mentorschapssessies of klantconsultaties. Online planningstools maken het gemakkelijk om een voor beide partijen geschikt tijdstip te vinden, uitnodigingen te versturen en automatische herinneringen in te stellen.
Teamvergaderingen
Teamvergaderingen daarentegen vereisen vaak het coördineren van de agenda's van meerdere teamleden. Planningstools kunnen hierbij helpen door een centraal platform te bieden waar iedereen beschikbare tijdslots kan bekijken en een vergadertijd kan kiezen die voor alle deelnemers geschikt is. Dit is met name handig voor teams die verspreid zijn over verschillende locaties en tijdzones.
Ontmoetingen met klanten
Klantafspraken vereisen een professioneel en efficiënt planningsproces om een goede indruk te maken. Met online planningstools kunnen klanten afspraken rechtstreeks vanaf uw website of via een link boeken, waardoor het proces wordt gestroomlijnd en de kans op miscommunicatie wordt verkleind.
Groepssessies
Groepssessies zijn vooral populair bij coaches en leraren. Ze bieden de mogelijkheid om meerdere mensen in te schrijven voor hetzelfde tijdslot via uw afspraak-app.
Het kiezen van de juiste online planningstool
Het kiezen van de juiste online planningstool kan overweldigend zijn, met zoveel beschikbare opties. Houd bij het kiezen van een tool rekening met de specifieke behoeften van je team of bedrijf, zoals het aantal gebruikers, het type vergaderingen dat je wilt plannen en de mate van maatwerk. Sommige populaire online planningstools bieden een gratis proefperiode of een gratis abonnement, zodat je de tool kunt testen voordat je een betaald abonnement afsluit.
Houd daarnaast rekening met de mate van integratie met andere tools, zoals projectmanagementsoftware, agenda-apps en videoconferentietools. Door de juiste online planningstool te kiezen, kunt u het planningsproces stroomlijnen, tijd besparen en de productiviteit verhogen. Belangrijke factoren om te overwegen bij het kiezen van een online planningstool zijn onder andere gebruiksgemak, de mate van personalisatie en de beschikbaarheid van geavanceerde functies zoals kunstmatige intelligentie en automatische herinneringen.
Gebruiksgemak is cruciaal, want een gebruiksvriendelijke interface zorgt ervoor dat alle teamleden snel aan de nieuwe tool kunnen wennen. Dankzij de mate van maatwerk kunt u de tool afstemmen op uw specifieke behoeften, of het nu gaat om het opzetten van aangepaste workflows, het aanmaken van boekingspagina's of het configureren van automatische herinneringen.
Integratie met andere tools, zoals projectmanagementsoftware en agenda-apps, zorgt voor een naadloze workflow en vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer. Geavanceerde functies zoals kunstmatige intelligentie kunnen het planningsproces verder verbeteren door slimme suggesties te bieden en routinetaken te automatiseren.
Door uw behoeften zorgvuldig te evalueren en verschillende opties uit te proberen, kunt u de online planningstool vinden die het beste bij uw eisen past en die u helpt uw productiviteitsdoelen te bereiken.
Veelgestelde vragen
Nu we de belangrijkste spelers in de planningstool arena, het is aan jou om te beslissen welke het beste bij je past. Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, lijken ze vaak op elkaar. Een van de beste manieren om de beste match te vinden, is door je aan te melden voor een van hun gratis proevenNormaal gesproken krijg je 15 dagen gratis premiumservice om alles uit te proberen en te kijken wat je leuk vindt.
Houd bij het evalueren van verschillende softwaretools voor projectplanning rekening met de opvallende kenmerken die elk biedt. Deze unieke functionaliteiten kunnen de gebruikerservaring verbeteren, processen stroomlijnen of de efficiëntie verhogen, waardoor de software aantrekkelijker wordt voor potentiële gebruikers.
Als je nog steeds niet zeker bent van het selecteren van de juiste app voor online plannen, volgen hier een paar veelgestelde vragen die je kunnen helpen.
Wat zijn de belangrijkste dingen die een planningstool doet?
Een planningstool helpt bij het efficiënter maken en beheren van planningen dankzij automatisering. Het stelt meerdere partijen in staat om samen te werken aan een agenda, afspraken te boeken, vergaderingen in te plannen, herinneringen voor evenementen te versturen en hun dag te beheren op een manier die de productiviteit verbetert. Vergeleken met andere diensten biedt een planningstool unieke functies, zoals de mogelijkheid om je agenda te delen met je klanten en hen rechtstreeks afspraken bij jou te laten boeken. Deze vergelijking helpt gebruikers inzicht te krijgen in het concurrentielandschap en de beste tool voor hun behoeften te kiezen.
Wat zijn de zakelijke voordelen van het gebruik van een planningstool?
Planningstools nemen de rompslomp van het handmatig opzetten en beheren van vergaderingen weg. Met een speciale app kunt u vergaderingen coördineren zonder al die bevestigingsmails heen en weer. Betaalde abonnementen bieden verbeterde functionaliteiten zoals ondersteuning voor groepsvergaderingen, whitelabel-branding, geavanceerde planningsopties en meer personalisatiemogelijkheden, die niet beschikbaar zijn in de gratis versies. stroomlijn uw dagelijkse workflow, helpen met prioritering van takenen managers meer toezicht geven.
Kan ik een planningstool van mijn iPhone of Android gebruiken?
Ja, deelnemers kunnen een planningspagina gebruiken vanaf hun iPhone of Android-apparaat. Omdat de interface echter complex is, is het meestal het beste als de host de pagina's vanaf een desktopcomputer instelt. Sommige planningstools hebben een mobiele app waarmee je snel toegang hebt tot je planningslinks, zodat je ze kunt delen via e-mail en sms. Bovendien bieden deze tools vaak aanpassingsmogelijkheden, zoals het uploaden van een achtergrondafbeelding, om de visuele aantrekkingskracht van je boekingsinterface te vergroten.
Hoe boeken klanten tijd met een planningstool?
U kunt een link naar de planningspagina delen via e-mail en sms of de planningspagina insluiten op uw website. Insluiten is doorgaans eenvoudig, omdat de app een HTML-codefragment biedt dat u eenvoudig op de betreffende pagina kunt plaatsen. Klanten kunnen vervolgens een beschikbaar tijdslot selecteren en een afspraak bij u boeken, waarbij ze hun beschikbaarheid effectief beheren via de functie 'Personen inplannen'. Deze afspraak wordt automatisch toegevoegd aan uw agenda en de klantgegevens worden opgeslagen.
Helpen planningstools no-shows te verminderen?
Planningstools kunnen een grote hulp zijn bij het verminderen van no-shows bij belangrijke vergaderingen. Door de integratie van taakbeheerfuncties stellen deze tools u in staat om afspraken efficiënt te organiseren binnen uw projectmanagementworkflows. U kunt automatische herinneringen instellen, zodat elke deelnemer op de hoogte wordt gesteld van zijn of haar aankomende vergadering. Als iemand niet beschikbaar is en de vergadering wil verplaatsen, kan dat ook eenvoudig met de planningstool.
Het is oké om niet altijd hyperproductief te zijn.
Nu je de inside scoop hebt, hebben we nog een laatste ding om toe te voegen. Noem het een aankondiging van een openbare dienst.
Sommigen van ons raken verslaafd aan drukte, ten koste van echte productiviteit. Met een planningstool heb je misschien meer vrije tijd. Zorg er dus voor dat je die optimaal benut. Neem even de tijd om uit te rusten tussen je werktaken door, en je vergaderingen zullen daardoor waarschijnlijk beter verlopen.
Het gebruik van een planningstool kan onderdeel zijn van een grotere inspanning om de juiste balans tussen werk en privé te vinden. Zorg er wel voor dat je de planningsapp grondig test voordat je hem naar je doelgroep stuurt. Als je er een hebt gevonden die alles heeft wat je nodig hebt en binnen je budget past, kun je hem de komende jaren gebruiken, net als veel van onze eigen klanten.
Laat ons weten welke je uiteindelijk kiest in de reacties hieronder!
